Manajemen Berdasarkan Sasaran (MBO)

MANAJEMEN BERDASARKAN SASARAN
(MANAJEMEN by OBJECTIVES "MBO")

Konsep MBO :
Adalah sebuah kesepakatan formal antara pimpinan dan bawahan dalam hal :

1. Tujuan yang ingin dicapai oleh setiap bagian / bawahan (subordinates)
2. Perencanaan yang akan dilakukan 
3. Standard pengukuran keberhasilan pencapaian tujuan
4. Prosedur untuk mengevaluasi keberhasilan pencapaian tujuan

Latar Belakang MBO 
Diperkenalkan oleh Peter Drucker pada akhir tahun 1950. Dilaksanakan berdasarkan asumsi dasar, bahwa apa yang terjadi dilapangan belum tentu sesuai dengan apa yang dipahami oleh pimpinan. Pimpinan seringkali lebih berfungsi dalam penetapan kebijakan, adapun yang bersifat teknis biasa nya dilakukan oleh bawahan. Partisipasi aktif semua pihak dalam organisasi adalah kunci penting keberhasilan pendekatan MBO dalam perencanaan MBO.

Apakah itu Manajem Berdasarkan Sasaran, itu ? 

Intisari dari sistem MBO terletak pada penetapan sasaran umum oleh para manajer dan bawahannya yang bekerja sama-sama. Setiap bidang tanggung jawab utama seseorang ditetapkan dengan jelas dipandang dari segi hasil-hasil yang diharapkan yang dapat diukur (tujuan dan objektifnya). Tujuan ini digunakan oleh para bawahan dalam merencanakan pekerjaan mereka serta oleh para bawahan dan atasan mereka untuk memonitor kemajuan. Penilaian atas unjuk kerja (performance apprasial) dilakukan bersama-sama atas dasar kesinambungan, dengan ketentuan untuk peninjauan kembali secara berkala dan teratur.

Dalam bukunya The Practice of Management, Drucker memperbandingkan manajement by objectives dengan management by drives (manajemen berdasarkan dorongan). Ia menggunakan istilah yang kedua untuk melukiskan tanggapan atau respon organisasi terhadap tekanan keuangan atau pasar yang baru dengan “dorongan penghematan” (economy drive) atau “dorongan produksi” (production drive). Dalam praktek, hal ini menghasilkan sutau perbaikan yang hanya bersifat sementara. Biasanya manajemen hanya menghasilkan ketidak-efisienan yang lebih besar dan ketidak-puasan yang lebih banyak atau lebih baik.

Sebaliknya, dalam MBO, perencanaan efektif tergantung sampai sejauh mana manajer menetapkan dengan jelas tujuan yang berlaku secara khusus bagi fungsinya di dalam perusahaan. Tujuan setiap manajer juga harus memberikan sumbangan pada tujuan dari pimpinan yang lebih tinggi dan tujuan perusahaan secara keseluruhan. Penentuan tujuan ini memberikan fokus yang tajam bagi semua kegiatan manajerial.

Bagaimana tujuan ini dicapai merupakan hal yang sangat penting. Seperti dijelaskan oleh Drucker, para manajer harus menetapkan tujuan-tujuan mereka sendiri, atau setidak-tidaknya, aktif terlibat dalam proses penetapan tujuan. Penetapan tujuan yang telah ditetapkan terlebih dahulu kepada para manajer menghadapi resiko yang sangat nyata, yaitu mereka mungkin akan menolak untuk bekerja sama atau hanya berusaha dengan setengah hati untuk melaksanakan tujuan-tujuan orang lain.

Di samping itu, Drucker menyarankan agar para manajer pada setiap tingkatan hrus berperan serta dalam menetapkan tujuan yang lebih luas dari perusahaan dan bagaimana tujuan khusus berkaitan dengan gambaran secara keseluruhan.

Bagi Drucker, hubungan antara tujuan-tujuan individu dengan sasaran umum adalah sangat penting. Tujuan utama dari pelaksaan MBO untuk mencapai pelak sanaan yang efektif  dari keseluruhan organisasi melalui pelaksanaan yang efisien dan integrasi bagian-bagiannya.

Sebaliknya, Douglas McGregor, lebih menginginkan MBO karena bernilai sebagai suatu sistem perencanaan dan sistem penilaian hasil pelaksaan. Ia menyarankan agar para manajer secara individu, setelah mempunyai kata sepakat mengenai tanggung jawab dari pekerjaan pokok mereka dengan atasan alangsung mereka, menetapkan tujuan hasil pelaksanaan mereka sendiri untuk jangka waktu yang pendek, misalnya enam bulan. Jadi, mereka juga bertanggung jawab untuk membuat rencana khusus untuk mencapai tujuan mereka sendiri. Pada akhir dari jangka waktu itu, setiap manajer mengadakan penilaian sendiri yang kemudian dibahas dengan atasan, dan kemudian mentapkan tujan-tujuan baru untuk jangka waktu berikutnya. Dengan cara demikian kergu-raguan dan ketegangan yang sering menyertai jenis-jenis lain dari program penilaian dapat dikurangi.

MBO dalam paraktek. Hampir 30 tahun telah lewat sejak Drucker memperkenalkan konsep MBO. Pada tahun-tahun terkhir banyak penulis manajemen telah memperluas gagasan ini berdasarkan tema dari Drucker. Tetapi apakah MBO telah menjadi pendekatan yang mantap bagi perusahaan Amerika?

MBO disoroti dalam majalah profesional yang meniulis bahwa dalam suatu survey nasional yang dilakukan oleh empat perusahaan konsultan, MBO adalah salah satu dari 13 teknik manajemen yang digunakan dalam industri, misalnya elektronic data processing, sistem informasi manajemen (management information systems), pengembangan organisasi (organizational develoipment), dan pembiayaan langsung (direct costing).

Suatu penelitian pada tahun 1974 menemukan bahwa walaupun separuh dari perusahaan-perusahaan besar menggunakan salah satu bentuk dari MBO, tetapi kurang dari sepuluh persen mersakan bahwa mereka memperoleh penerapan yang sangat berhasil. Penelitian itu menemukan bahwa walaupun baanyak perusahaan yang menggunakan program MBO berhasil, tetapi lebih banyak lagi yang salah mengerti tentang apa yang seharusnya dilakukan oleh MBO atau bagaimana MBO itu seharusnya diterapkan.

Dalam suatu studi berikutnya, 41% dari rumah sakit yang diteliti menggunakan MBO dan 33% lagi sedang merencanakan untuk mulai menggunakan MBO dalam waktu dekat. Bagian terbesar dari responden melaporkan bahwa MBO telah meningkatkan hasil pelaksanaan dalam bidang-bidang seperti perencanaan, pengkoordinasian, pengendalian dan komunikasi.

Keuntungan Penerapan MBO 

Prinsip utama MBO adalah kejelasan tanggung jawab dan peran karyawan-karyawan dalam organisasi sehingga mereka mengerti dengan jelas aktifitas-aktifitas yang harus dilakukannya untuk mencapai tujuan organisasi. Beberapa keuntungan yang didapat dari penerapan MBO ini adalah sebagai berikut :

1. Meningkatnya Motivasi kerja, melibatkan karyawan dalam pengambilan keputusan tentang tujuan organisasi akan meningkatkan komitmen dan kepuasan kerja bagi karyawan yang bersangkutan.
2. Ada nya koordinasi dan komunikasi yang lebih baik, interaksi dalam menetapkan tujuan organisasi dapat menjaga hubungan baik dan keharmonisan antara manajemen dan karyawan nya.
3. Kejelasan tujuan organisasi.
4. Karyawan atau bawahan memiliki komitmen tinggi terhadap sasaran yang mereka tetapkan sendiri daripada sasaran atau tujuan yang dipaksakan oleh orang lain.

Langkah langkah penerapan MBO
Berikut ini adalah beberapa langkah penting yang harus dilakukan dalam menerapkan MBO :

1. Menentukan sasaran dan tujuan utama organisasi.
2. Menentukan sasaran dan tujuan untuk masing masing karyawan atau departemen.
3. Memantau perkembangan pelaksanaan dan kinerja kerja karyawan.
4. Mengevaluasi kinerja.
5. Memberikan feedback.
6. Memberikan penghargaan kepada karyawan atau departemen yang mencapai saasaran yang ditetapkan tersebut.

Kekuatan dari MBO :

1. MBO melakukan integrasi fungsi perencanaan dan pengawasan ke dalam suatu sistem yang rasional dalam manajemen.
2. MBO mendorong organisasi untuk menentukan tujuan dari tingkatan atas hingga tingkatan bawah dari manajemen.
3. MBO memfokuskan pada hasil akhir daripada niat yang baik maupun faktor personal.
4. MBO mendorong adanya manajemen diri dan komitmen dari setiap orang melalui partisipasi pada setiap tingkatan manajemen dalam penentuan tujuan.
   

Kelemahan dari MBO :

1. MBO dianggap teralu menyederhanakan kegiatan dengan berusaha untuk menyelesaikan segala sesuatu.
2. MBO secara cepat akan ditolak oleh manajer yang memiliki gaya otoriter.
3. MBO memerlukan banyak waktu dan usaha dalam implementasinya.
4. MBO dapat menjadi tantangan bagi manajer yang kurang memilik kualifikasi yang baik.
   

Beberapa spekulasi tentang keberhasilan dan kegagalan MBO :

Sampai pada titik ini, kita telah mencoba untuk membatasi pengamatan dan kesimpulan kita tentang MBO pada pernyataan yang didasarkan pada riset dan pandangan dari para manajer yang berpengalaman. Sekarang kita akan “pergi melampui data” dan membuat spekulasi tentang faktor-faktor penting dalam keberhasilan MBO.

Dalam jangka panjang, kunci bagi program MBO yang efektif mungkin terletak pada asumsi, keyakinan dan sikap para manajer dan bawahan. Teknik-teknik MBO  akan berjalan dengan bila para manajer memegang teori Y dan tindakan-tindakan serta sikap bawahan sesuai dengan asumsi itu. Manajer teori Y dan bawahan merupakan kombinasi yang ideal dari MBO.

Asumsi Manajer Tentang Para Bawahan

Teori X                                                                                                    Teori Y                                                                    

(3) Keberhasilan / kegagalan tergantung pada sikap yang mengubah ?	(1)    Kemungkinan besar gagal !
(4) Kemungkinan besar gagal !	(2)    Keberhasilan / kegagalan tergantung kepada siapa yang mengubah ?

Namun demikian, seperti di tunjukkan dalam gambar atau bagan, kombinasi lainnya dari para manajer dan bawahan akan muncul. Bila para manajer menerima dan para bawahan cocok dengan asumsi teori X, penerapan MBO yang berhasil sangat tidak mungkin. Para manajer mungkin mencoba mengunakan teknik-teknik itu, tetapi keyakinan mereka bahwa teknik-teknik itu tidak akan berjalan dan tidak akan didukung oleh ketidakpuasan para bawahan pada prosedur baru tersebut.

Dalam dua kotak lainnya dari gambar atau bagan tersebut, suatu hasil mungkin akan tergantung kepada siapa yang melakukan perubahan. Prosedur-prsedur MBO dan pandangan positif manajer tentang bawahan yang diungkapkan pada kotak No. 2 mungkin membantu teori Y para bawahan berkembang sampai pada titik di mana mereka cocok dengan asumsi teori tersebut. Dalam hal demikian, program MBO mungkin mempunyai kesempatan yang lebih baik untuk berhasil atau bahkan dengan asumsi dari teori-teori tersebut. Dalam situasi yang dituliskan pada kotak No. 4, keberhsilan dapat timbul bila manajer dengan sungguh-sungguh menerapkan teknik-teknik MBO, walaupun ia yakin bahwa teknik-teknik itu tidak akan berjalan. Reaksi positif dari para bawahan mungkin menyebabkan manajer mengevaluasi kembali beberapa asumsi dasar.

Daftar Pustaka :

https://undipku.wikispaces.com/file/view/MBO+(manajemen+perpustakaan).pdf

http://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-mbo-management-by-objectives/

http://megroxx.blogspot.co.id/2011/02/manajemen-berdasarkan-sasaran-mbo.html