Pengertian Tata Kerja
I. Pengertian Tata Kerja
Tata kerja adalah cara-cara melaksanakan kerja yang seefisien mungkin mengenai sesuatu pekerjaan dengan mempertimbangkan tujuan, fasilitas, tenaga kerja, waktu dan lain-lain yang tersedia. ... - Salah seoerang tidak masuk atau kebetulan salah satu mesin macet, maka pekerjaan harus tetap dapat terlaksana dan diselesaikan.
Contohnya : Dalam mencapai tujuan target pendapatan aset pemasukan perusahaan ,yang harus semakin membaik dari tahun ke tahunnya. maka kita harus memikirkan solusi yg amat baik maupun kompeten untuk kemajuan perusahaan.
Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang saling berkaitan sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap yang harus dikerjakan dalam rangka penyelesaian suatu pekerjaan.
Contohnya : daftar struktur perpustakaan ,ataupun koperasi yang digambarkan dari ketua organisasi ,sampai staff-staff bawahan.
Sistem kerja adalah rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang membentuk satu kebulatan pola dalam rangka melaksanakan satu pekerjaan.
Contohnya : intruksi ataupun suatu peraturan dari perusahaan ataupun kesatuan organisasi ,misalkan dalam ketepatan waktu hadir kerja ,rapat ,dll
Analisis Jabatan
Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan
menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan
dengan masing-masing Jabatan secara sistematis dan teratur, yaitu :
Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut
™Apa wewenang dan tanggung jawabnya
™Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan
™Bagaimana cara melakukannya
™Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan
pekerjaannya . Besarnya upah dan lamanya jam bekerja
™Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan
Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan
pekerjaan tersebut
™Dan lain-lain
Informasi tersebut di atas bisa diperoleh dari beberapa sumber yaitu :
1. Pekerjaan itu sendiri dan buku catatan harian
2. Pekerja yang bersangkutan
3. Orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu
4. Atasan langsung dari pekerja yang bersangkutan
Berdasarkan sumber-sumber tersebut, pengumpulan informasi untuk analisa
jabatan ini bisa dilaksanakan dengan cara :
1. Menyebarkan kuisioner ( daftar pertanyaan/angket) kepada para pemegang
Jabatan
2. Melakukan wawancara langsung dengan pekerja yang bersangkutan, orang
yang pernah melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan langsungnya
3. Melakukan pengamatan langsung pada pelaksanaan pekerjaan atau
mempelajari buku catatan harian
Informasi yang diperoleh dari Analisa Jabatan ini dapat digolongkan dalam
beberapa butir berikut:
e-USU Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara 41. Nama jabatan, lokasi ketja, range upah
2. Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi
3. Tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan pada
pemangku jabatan
4. Peralatan dan bahan yang digunakan
5. Kondisi lingkungan tempat kerja dan resiko kerja
6. Persyaratan fisik, mental, pengetahuan, pendidikan dan lain-lain
Analisa jabatan dilakukan terutama untuk menyelidiki fungsi, peranan dan
tanggung jawab sesuatu jabatan. Hasil Analisa Jabatan ini akan memberikan
gambaran tentang tugas dan tanggung jawab setiap pekerja. Pemakaian atau
kegunaan Analisa Jabatan pada umumnya digunakan untuk :
1. Kelembagaan (Organisasi Dan Perancang Jabatan )
a. Penyusunan organisasi baru
b. Penyempumaan organisasi yang sekarang
c. Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap
jabatan
2. Kepegawaian
a. Rekrutmen seleksi/penempatan
b. Penilaian jabatan (Evaluasi jabatan)
c. Penyusunanjenjang karir (Career Planning)
d. Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya erat dengan c)
e. Program pelatihan
3. Ketatalaksanaan
a. Tata laksana
b. Tata kerja/prosedur
Jadi sebenarnya yang dimanfaatkan dari suatu kegiatan analisis jabatan
untuk hal atau kegiatan-kegiatan yang disebut dalam 1,2 dan 3 adalah hasil yang
diperoleh dari proses analisis Jabatan. Hasil tersebut tiada lain dari data-data
jabatan yang kemudian di susun secara sistematis dan terorganisir menjadi
informasi jabatan. Uraian tentang informasi jabatan ini biasanya disebut uraian
jabatan (Job Description).
Analisis Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu :
1. Uraian Jabatan (Job Description).
2 Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job
Requirement)
Uraian Jabatan (Job Description)
Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan
tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta
yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk
menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya
pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan
wewenang masing-masing jabatan.
Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya
meliputi :
1. Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan
nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan
2. lkhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut;
yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan
atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup
jelas. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari
Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan
secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba
menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan
dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya
4. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan
nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat
pengawasan yang terlibat
5. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan
horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya
dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja
6. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan
7. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari
suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain-lain
terutama kondisi kerja yang berbahaya
8. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas
2.3.2. Spesifikasi/Persyaratan Jabatan
Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh
orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas
yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun
secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara
terpisah.
Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:
1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja
2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
3. Persyaratan fisik dan mental
4. Persyaratan umur dan jenis kelamin
2.3.3. Kegunaan Analisa Jabatan
Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan
mempunyai banyak manfaat, antara lain:
1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan
2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang
3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai
baru
4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan
5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan
penyederhanaan kerja
7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan
kerja
Pelaksanaan Analisis Jabatan
Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan,
penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut :
1. Tahap persiapan dan perencanaan
2. Tahap pengumpulan data
3. Tahap pengolahan data Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan
sebagai berikut:
1. Tahap persiapan dan perencanaan Pada tahap ini beberapa kegiatan yang
dilakukan adalah :
a. Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan
bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya.
b. lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di
susun berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan
menyiapkan alat dan sama yang diperlukan ( formulir dll. )
d. Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode
yang akan digunakan.
e. Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua
pimpinan unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan
analisis jabatan yang akan dilaksanakan.
Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan
timbulnya persepsi dan harapan yang keliru.
2. Tahap Pengumpulan Data
Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa
cara:
a. Metode Observasi dan Wawancara
Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara
langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan
mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Sedangkan dalam
metode wawancara petugas analisis mewawancarai langsung
pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan
lebih dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi
yang di perlukan
b. Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan )
Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan
kepada semua karyawan untuk di isi. Daftar pertanyaan itu bisa
bersifat "terbuka" (Open ended) artinya, penjawab harus memberikan
jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak
dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat "tertutup" (Closed), maka
pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal
menjawab ya/tidak, atau benar/salah.
c. Metode Studi Referensi
Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan "ahli", rujukan yang
ada dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang
digunakan.
d. Metode Kombinasi
Metode int berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus.
Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi
yang khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat
diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan
yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan.
Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat
dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti: jabatan teknis, profesional,
kepengawasan dan eksekutif sebaik-nya dikaji melalui wawancara atas pemegang
jabatan yang bersangkutan.
Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena tidak
semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis dengan
baik. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri dengan gaya
bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman dalam penafsiran.
Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis
buku catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau
posist. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua catatan harian
berguna, karena si penulis tidak merumuskan kegiatan yang sebenarnya. Juga
masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian
seperti pesuruh atau mekanik ,Tahap Pengo]ahan Data
Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu:
1. Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan
2. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor
3. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi
4. Analisa persyaratan jabatan
5. Menyusun uraian jabatan
6. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem
personalia lainnya
7. Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola
pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai ;
sistem pemberian balas jasa ; pelatihan dan pengembangan pegawai, sistem
dan prosedur administrasi kepegawaian.
2.5. Kesimpulan
Analisis jabatan adalah suatu kegiatan yang sangat berguna untuk
berbagai keperluan perancang organisasi dan perancangan jabatan (Job Design)
adalah suatu keharusan dan harus dilakukan sejak awal. Untuk organisasi yang
masih baru dan strukturnya masih berkembang terus lebih baik menekankan
pada perancang jabatan (Job Design) dan membuat Uraian Jabatan yang fleksibel
sehingga bisa disesuaikan terus. Organisasi yang sudah mapan hendaknya
melaksanakan Analisis Jabatan. Tetapi mengingat perubahan-perubahan yang
terjadi dengan cepat, maka analisis jabatan harus diulangi paling lambat setiap 3
tahun sekali untuk mencek apakah informasi yang diperoleh masih benar.
Semua Personel Manager harus menguasai Teknik Analisis Jabatan dan
Perancangan Jabatan (Job Design) karena kegiatan ini merupakan basis kegiatankegiatan lain di bidang manajemen sumber daya manusia.
EVALUASI JABATAN DAN SISTEM PEMBERIAN IMBALAN
Sistem Pemberian Imbalan
Sistem pemberian imbalan (kompensasi) adalah merupakan hal yang
penting dalam perusahaan. Beberapa alasan mendasari pendapat ini antara lain
karena :
Seringkali imbalan adalah merupakan biaya dengan proporsi terbesar yang harus
dikeluarkan oleh perusahaan. Bisa merupakan daya tarik untuk mendapatkan
karyawan yang baik (bermutu)
Bisa menjadi perangsang bagi karyawan untuk meningkatkan prestasi kerjanya
Bisa menghindari munculnya ketidakpuasan kerja, atau dengan kata lain bisa
meningkatkan motivasi kerja serta loyalitas karyawan terhadap perusahaan
3.2. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kebijaksanaan Imbalan
/Penggajian
Dalam menetapkan kebijaksanaan berkenaan dengan masalah pemberian
imbalan (penggajian) ada beberapa faktor yang harus diperhatikan oleh
perusahaan, baik yang bersifat internal perusahaan maupun yang sifatnya
eksternal.
Faktor-faktor internal yang mempengaruhi antara lain adalah :
1. Kemampuan perusahaan untuk membayar
2. Eksistensi dari Serikat Pekerja
3. Karakteristik Pekerja.
Adalah baik sekali bilamana perusahaan bisa memberikan imbalan yang
sesuai dengan prestasi yang ditunjukkan oleh masing-masing pekerja,
pengalamannya atau tingkat pendidikannya
e-USU Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara 84. Karakteristik Pekerjaan.
Pemberian imbalanpun harus disesuaikan dengan berat / ringannya beban
kerja ataupun tanggung jawab yang harus di pikul oleh pekerja, termasuk di
sini kondisi tempat kerja ataupun besarnya resiko untuk mendapatkan
kecelakaan kerja
Sedangkan faktor-faktor eksternalnya antara lain adalah:
1. Keadaan pasar tenaga kerja
Kondisi tenaga kerja yang ada di pasar tenaga kerja seringkali punya
pengaruh yang besar dalam menentukan besarnya imbalan / gaji yang akan
diberikan. Hal ini berhubungan dengan prinsip "supply: demand" , dimana
imbalan akan tinggi bilamana tenaga kerja yang kita butuhkan termasuk
tenaga kerja yang langka atau yang sulit di peroleh di pasar tenaga kerja.
Sebaliknya, perusahaan bisa memberikan imbalan yang relatif rendah
bilamana tenaga kerja yang dibutuhkan banyak terdapat di pasar tenaga
kerja.
2. Biaya hidup
Besarnya imbalan pertu disesuaikan dengan biaya hidup. Hal ini
menyebabkan besarnya imbalan, seringkali ditentukan berdasarkan daerah
dimana perusahaan berada.
3. Peraturan pemerintah
Seperti diketahui Pemerintah, dalam hal ini Departemen Tenaga Kerja telah
menetapkan adanya gaji/upah minimum yang disusun berdasarkan
kebutuhan fisik minimum/kebutuhan hidup minimum
3.3. Falsafah Pemberian Imbalan
Sistem peemberian imbalan dirancang sedemikian rupa sehingga bersifat
ADIL dan KOMPETITIF. Kedua sifat tersebut akan dapat dipenuhi bilaman
perusahaan memperhatikan baik faktor-faktor internal maupun eksternal
perusahaan dalam menetapkan besarnya imbalan.
3.4. Proses Penetapan Sistem Imbalan
1. Analisa Jabatan, atau Penentuan Sasaran Jabatan.
Pada perusahaan yang baru berdiri, belum bisa dilakukan analisa jabatan.
Dalam kondisi demikian, paling tidak bisa dilakukan penentuan sasaran
jabatan. Output jabatan haruslah menjadi syarat bagi pemegang jabatan,
juga dalam penetapan imbalan. Dikenai adanya 3 kategori sasaran jabatan,
yaitu :
™ sasaran RUTIN
™ sasaran PEMECAHAN PERSOALAN
™ sasaran PEMBAHARUAN
2. Evaluasi jabatan
Penentuan nilai jabatan, relatif terhadap jabatan lainnya yang ada dalam satu
perusahaan perlu dilakukan sebagai dasar untuk menentukan besarnya
imbalan yang adil
3. Survey Upah
Penelitian untuk mengetahui standard upah yang berlaku pada perusahaanperusahaan sejenis di daerah tempat perusahaan berada perlu dilakukan
untuk bisa menentukan besamya imbalan yang kompetitif.
4. Penetapan kebijakan
Kebijakan mengenai sistem imbalan ditetapkan oleh perusahaan, dengan
memperhatikan beberapa faktor antara lain:
e-USU Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara 9™ Peraturan Pemerintah
™ Hukum
™ Kondisi Ekonomi
™ Kondisi Pasar Tenaga Kerja
™ Kedudukan yang ingin di capai perusahaan ( citra )
4. Penetapan Harga Jabatan
Pada akhirnya perusahaan perlu menetapkan struktur imbalan/ kurva imbalan
untuk semua jabatan yang ada dalam perusahaan tersebut, mulai yang paling
rendah sampai yang paling tinggi.
Langkah-Iangkah dalam proses penetapan sistem imbalan ini secara skematis
dapat dilihat pada Gambar 2 berikut:
Gambar 2: Proses Penetapan Imbalan
3.5. Pengertian Evaluasi Jabatan
Evaluasi jabatan atau penilaian jabatan adalah suatu proses yang
sistematis dan teratur dalam menentukan nilai suatu jabatan, relatif terhadap
jabatan-jabatan lain yang ada dalam satu perusahaan.
Tujuan utama dari proses ini adalah untuk menentukan tingkat upah yang
tepat dan adil diantara jabatan-jabatan yang ada.
3.6. Langkah-langkah Evaluasi Jabatan
1. Mengumpulkan inforrnasi tentang jabatan (dengan menggunakan kuesioner,
wawancara langsung ataupun pengamatan) dan kemudian menyusun
informasi tersebut menjadi uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan. Langkah
nomor 1 ini biasa dikenal dengan sebutan Analisa Jabatan.
2. Menetapkan nilai relatif dari masing-masing jabatan dengan cara mempelajari
Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan tersebut. Dikenal adanya 2 macam
metode untuk menentukan nilai jabatan ini, yaitu metode yang sifatnya NonKuantitatif dan metode yang Kuantitatif
e-USU Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara 103.7. Metode-metode Evaluasi Jabatan
1. Metode Non-Kuantitatif:
a. Metode Penentuan Peringkat (Ranking Method)
b. Metode Klasifikasi (Grade/Classification Method)
2. Metode Kuantitatif:
a. Metode Perbandingan Faktor (Factor Comparison Method)
b. Metode Sistem angka (Point System Method)
3.7.1. Metode Penentuan Peringkat (Ranking Method)
Metode Penentuan Peringkat ini adalah metode yang paling sederhana
diantara metode-metode penilaian jabatan yang lain, yang hanya cocok untuk
diterapkan pada perusahaan kecil dengan jumlah jabatan yang sedikit.
Penilaian terhadap jabatan dilakukan oleh suatu Team Penilai yang khusus
dibentuk, yang biasanya terdiri dari orang-orang dalam perusahaan dengan
dibantu oleh konsultan ahli dalam bidang ini.
Dasar yang dipakai dalam menentukan nilai ini adalah hasil Analisa
Jabatan (yaitu Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan). Bilamana hasil analisa
jabatan ini tidak ada, maka team penilai menentukan peringkat dari masingmasing jabatan tersebut berdasarkan interprestasi mereka terhadap kondisi dari
masing-masing pekerjaan (tercakup di sini antara lain keadaan tingkat kesulitan
dan volume pekerjaan, besarnya tanggung jawab yang harus dipikul,
pengawasan yang dilakukan/yang diterima, latihan dan pengalaman yang
dibutuhkan serta kondisi kerja).
a. Teknik-Teknik Penentuan Peringkat
Teknik I :
- Team berunding untuk menentukan jabatan tertinggi dan jabatan terendah
(sebagai batas atas dan batas bawah)
- Jabatan-jabatan lain kemudian dinilai dan ditempatkan/ diurutkan diantara
dua batas ini.
Teknik II :
- Perbandingan dilakukan secara berpasangan (Paired Comparison).
- Setiap jabatan diperbandingkan sepasang-sepasang dengan semua jabatan
lain.
Teknik III :
- Masing-masing anggota team penilai membaut urutan dari semua jabatan,
kemudian hasilnya dirata-ratakan
Teknik IV :
- Menggunakan peta struktur orgarusasi sebagai acuan
- Dalam hal ini urutan jabatan disesuikan dengan hierarki dalam peta struktur
organisasi
™ Kelebihan Metode Penentuan Peringkat adalah: 1) sederhana ; 2) cepat ;
3) murah
™ Kelemahan Metode Penentuan Peringkat adalah: 1) alasan penilaian tidak
jelas, hasilnya niiai kasar ; 2) subyektif (tergantung penilai) ; 3) sulit
untuk dilakukan pada organisasi besar dengan jumlah jabatan yang terlaiu
banyak
b. Metode Klasifikasi (Grade / Classification Method)
Metode ini merupakan perbaikan dari Metode Penentuan Peringkat. Di sini team
penilai memulai kegiatannya sebagai berikut :
1) Menetapkan beberapa kelas / tingkatan jabatan
2) Team merumuskan ciri dari masing-masing kelas / tingkatan jabatan tersebut
secara lengkap.
e-USU Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara 113) Team memasukkan setiap jabatan yang ada pada kelas yang sesuai dengan
cara mencocokkan ciri kelas / tingkatan dengan interprestasi mereka tentang
ciri masing-masing jabatan (seperti tingkat kesulitannya, besarnya tanggung
jawab, latihan dan pengalaman yang dibutuhkan dan sebagainya
™ Kelebihan Metode Klasifikasi adalah: 1) sederhana / mudah ; 2) cepat ; 3)
murah
™ Kelemahan Metode Klasifikasi adalah: 1) sulit untuk menetapkan kelas/
tingkatan tersebut ; 2) masih bersifat subyektif (tergantung penilai) ; 3)
sulit untuk dilakukan pada organisasi besar dengan jumlah jabatan yang
terlalu banyak
c. Metode Perbandingan Faktor (Factor Comparison Method)
Metode ini sudah digolongkan ke dalam metode kuanitatif, karena sudah
berusaha untuk memberikan nilai kuantitatif pada masing-masing jabatan (bukan
hanya peringkat ataupun kelas / tingkatan ).
Langkah-langkah penentuan nilai relatif
1. Mengidentifikasi dan mendefinisikan faktor-faktor (dan sub faktornya, kalau
ada ) dari setiap jabatan yang akan di nilai .
Contoh :
FAKTOR SUB FAKTOR
1. Keterampilan (Skill) 1. Pendidikan
2. Inisiatif
3. Pengalaman
2. Usaha 4. Usaha Fisik
5. Usaha mental
3. Tanggung Jawab (T.J) 6. T.J atas pekerja
7. T.J atas uang
8. T.J atas peralatan
9. T.J atas bahan
4. Kondisi Kerja 10. Lingkungan kerja
11. Resiko Kerja
2. Memilih beberapa jabatan sebagai "Jabatan Kunci" (Key Jobs) yaitu jabatanjabatan yang :
™ Populer (ada [ada setiap perusahaan )
™ Upahnya telah sesuai
™ Terdefinisi ( tugas-tugasnya ) dengan jelas
3. Team penilai melakukan penilaian terhadap faktor-faktor dan sub faktor dari
jabatan-jabatan kunci tadi, dan menyusunnya berdasarkan peningkat.
Contoh
JABATAN KUNCI PERINGKAT DARI MASING-MASING FAKTOR
SKILL USAHA T.J KONDISI KERJA
A 1 3 1 3
B 2 2 2 2
C 3 1 3 1
4. Menyusun alokasi tingkat upah yang sesuai setiap faktor dalam jabatan
jabatan kunci tadi
JABATAN KUNCI ALOKASI TINGKAT SETIAP FAKTOR
SKILL USAHA T.J KONDISI KERJA
1 40 30 20 10
2 25 20 15 6
3 10 10 10 2
Dengan ini maka struktur upah untuk masing-masing jabatan kunci sudah
dapat dihitung.
e-USU Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara 125. Penilaian terhadap faktor-faktor (dan sub faktor) dari jabatan-jabatan yang
lain dapat dilakukan dengan cara membandingkannya terhadap faktor-faktor
(sub faktor) dari jabatan kunci.
d. Metode Sistem angka (Point System Method)
Metode ini adalah metode penilaian jabatan yang paling banyak dipakai
oleh perusahaan-perusahaan, sebab termasuk metode yang paling teliti dan
akurat (walaupun pelaksanaannya cukup rumit) Langkah-langkah Metode Sistem
Angka
1. Memilih faktor-faktor jabatan, yaitu ciri-ciri jabatan yang dianggap perlu di
bayar oleh perusahaan.
Contoh: Ketampanan wajah, bukan faktor yang perlu dinilai/dibayar oleh
perusahaan bagi jabatan pengali sumur.
Banyaknya faktor yang digunakan, bervariasi tergantung pada kondisi
perusahaan. Untuk pekerja langsung dan untuk tingkat manajemen, faktornya
juga berbeda. Pemilihan faktor ini dilakukan oleh team penilai. Adapun
contoh-contoh faktor penilaian dapat dilihat sebagai berikut.
Faktor-faktor dan sub faktornya rang biasa dinilai, antara lain:
A. PENDIDlKAN
A.1. Pendidikan Formal
A.2. Kursus/Latihan
A.3. Pengalaman
B. KETERAMPILAN
B.1. Keterainpilan Fisik
B.2. Keterampilan Mental
B.3. Keterampilan Bahasa
B.4. Keterampilan Analisis
B.5. Keterampilan Tangan (dexterity)
B.6. Keterampilan Sosiaf (bergaul)
B.7. Keterampilan untuk mengambil keputusan
C. USAHA
C.1. Usaha Fisik
C.2. Usaha Mental
D. TANGGUNG JAWAB
D.1. Tanggung jawab atas Ruang
D.2. Tanggungjawab atas Peralatan
D.3. Tanggungjawab atas bahan
D.4. Tanggungjawab atas Keamanan/Keselamatan Kerja
D.5. Tanggungjawab atas Rahasia Perusahaan
E. KONDISI KERJA
E.1. lingkungan kerja
E.2. Resiko Mengalami Kecelakaan Kerja
2. Menyusun definisi dan derajat dari masing-masing faktor (dan sub faktornya).
Defenisi faktor dan sub faktor yang dibuat haruslah jelas, mudah dimengerti
dan tidak mempunyai arti ganda. Derajat faktor juga harus dirumuskan
dengan jelas dan tidak bertumpang tindih. Jumlah derajat diusahakan
minimum, dengan syarat dapat membedakan secara adil setiap jabatan yang
dinilai
3. Menentukan bobot relatif dari masing-masing faktor dan sub faktor. Dibuat
berdasarkan kesepakatan antara anggota team penilai dan pimpinan
perusahaan. Penentuan bobot ini boleh dikatakan bersifat subyektif.
e-USU Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara 134. Menentukan nilai angka untuk setiap faktor/sub faktor, dengan urut-urutan
langkah sebagai berikut :
a. Menentukan nilai maksimum dari keseluruhan nilai yang akan digunakan
b. Menentukan nilai masing-masing faktor/sub faktor yaitu dengan cara
mengalikan bobot faktor tadi dengan nilai maksimum
c. Menentukan nilai untuk masing-masing derajat
5. Menghitung nilai dari setiap jabatan
Sumber : http://wardhana-ardhan.blogspot.co.id/2011/03/pengertian-mengenai-tata-kerja-prosedur.html
Tata kerja adalah cara-cara melaksanakan kerja yang seefisien mungkin mengenai sesuatu pekerjaan dengan mempertimbangkan tujuan, fasilitas, tenaga kerja, waktu dan lain-lain yang tersedia. ... - Salah seoerang tidak masuk atau kebetulan salah satu mesin macet, maka pekerjaan harus tetap dapat terlaksana dan diselesaikan.
Contohnya : Dalam mencapai tujuan target pendapatan aset pemasukan perusahaan ,yang harus semakin membaik dari tahun ke tahunnya. maka kita harus memikirkan solusi yg amat baik maupun kompeten untuk kemajuan perusahaan.
Prosedur kerja adalah rangkaian tata kerja yang saling berkaitan sehingga menunjukkan adanya suatu urutan tahap demi tahap yang harus dikerjakan dalam rangka penyelesaian suatu pekerjaan.
Contohnya : daftar struktur perpustakaan ,ataupun koperasi yang digambarkan dari ketua organisasi ,sampai staff-staff bawahan.
Sistem kerja adalah rangkaian tata kerja dan prosedur kerja yang membentuk satu kebulatan pola dalam rangka melaksanakan satu pekerjaan.
Contohnya : intruksi ataupun suatu peraturan dari perusahaan ataupun kesatuan organisasi ,misalkan dalam ketepatan waktu hadir kerja ,rapat ,dll
Analisis Jabatan
Analisa jabatan adalah suatu kegiatan untuk mencatat, mempelajari dan
menyimpulkan keterangan-keterangan atau fakta-fakta yang berhubungan
dengan masing-masing Jabatan secara sistematis dan teratur, yaitu :
Apa yang dilakukan pekerja pada jabatan tersebut
™Apa wewenang dan tanggung jawabnya
™Mengapa pekerjaan tersebut harus dilakukan
™Bagaimana cara melakukannya
™Alat-alat dan bahan-bahan yang digunakan dalam melaksanakan
pekerjaannya . Besarnya upah dan lamanya jam bekerja
™Pendidikan, pengalaman dan latihan yang dibutuhkan
Keterampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan untuk melakukan
pekerjaan tersebut
™Dan lain-lain
Informasi tersebut di atas bisa diperoleh dari beberapa sumber yaitu :
1. Pekerjaan itu sendiri dan buku catatan harian
2. Pekerja yang bersangkutan
3. Orang yang pernah melaksanakan pekerjaan itu
4. Atasan langsung dari pekerja yang bersangkutan
Berdasarkan sumber-sumber tersebut, pengumpulan informasi untuk analisa
jabatan ini bisa dilaksanakan dengan cara :
1. Menyebarkan kuisioner ( daftar pertanyaan/angket) kepada para pemegang
Jabatan
2. Melakukan wawancara langsung dengan pekerja yang bersangkutan, orang
yang pernah melaksanakan pekerjaan itu ataupun atasan langsungnya
3. Melakukan pengamatan langsung pada pelaksanaan pekerjaan atau
mempelajari buku catatan harian
Informasi yang diperoleh dari Analisa Jabatan ini dapat digolongkan dalam
beberapa butir berikut:
e-USU Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara 41. Nama jabatan, lokasi ketja, range upah
2. Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi
3. Tugas-tugas, wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan pada
pemangku jabatan
4. Peralatan dan bahan yang digunakan
5. Kondisi lingkungan tempat kerja dan resiko kerja
6. Persyaratan fisik, mental, pengetahuan, pendidikan dan lain-lain
Analisa jabatan dilakukan terutama untuk menyelidiki fungsi, peranan dan
tanggung jawab sesuatu jabatan. Hasil Analisa Jabatan ini akan memberikan
gambaran tentang tugas dan tanggung jawab setiap pekerja. Pemakaian atau
kegunaan Analisa Jabatan pada umumnya digunakan untuk :
1. Kelembagaan (Organisasi Dan Perancang Jabatan )
a. Penyusunan organisasi baru
b. Penyempumaan organisasi yang sekarang
c. Peninjauan kembali alokasi tugas, wewenang dan tanggungjawab tiap
jabatan
2. Kepegawaian
a. Rekrutmen seleksi/penempatan
b. Penilaian jabatan (Evaluasi jabatan)
c. Penyusunanjenjang karir (Career Planning)
d. Mutasi/promosi/rotasi (kaitannya erat dengan c)
e. Program pelatihan
3. Ketatalaksanaan
a. Tata laksana
b. Tata kerja/prosedur
Jadi sebenarnya yang dimanfaatkan dari suatu kegiatan analisis jabatan
untuk hal atau kegiatan-kegiatan yang disebut dalam 1,2 dan 3 adalah hasil yang
diperoleh dari proses analisis Jabatan. Hasil tersebut tiada lain dari data-data
jabatan yang kemudian di susun secara sistematis dan terorganisir menjadi
informasi jabatan. Uraian tentang informasi jabatan ini biasanya disebut uraian
jabatan (Job Description).
Analisis Jabatan mencakup 2 elemen, yaitu :
1. Uraian Jabatan (Job Description).
2 Spesifikasi Jabatan (Job Spesification) atau Persyaratan Jabatan (Job
Requirement)
Uraian Jabatan (Job Description)
Uraian jabatan adalah suatu catatan yang sistematis tentang tugas dan
tanggung jawab suatu jabatan tertentu, yang ditulis berdasarkan fakta-fakta
yang ada. Penyusunan uraian jabatan ini adalah sangat penting, terutama untuk
menghindarkan terjadinya perbedaan pengertian, untuk menghindari terjadinya
pekerjaan rangkap, serta untuk mengetahui batas-batas tanggung jawab dan
wewenang masing-masing jabatan.
Hal-hal yang perlu dicantumkan dalam Uraian Jabatan pada umumnya
meliputi :
1. Identifikasi Jabatan, yang berisi informasi tentang nama jabatan, bagian dan
nomor kode jabatan dalam suatu perusahaan
2. lkhtisar Jabatan, yang berisi penjelasan singkat tentang jabatan tersebut;
yang juga memberikan suatu definisi singkat yang berguna sebagai tambahan
atas informasi pada identifikasi jabatan, apabila nama jabatan tidak cukup
jelas. Tugas-tugas yang harus dilaksanakan. Bagian ini adalah merupakan inti dari
Uraian Jahatan dan merupakan bagian yang paling sulit untuk dituliskan
secara tepat. Untuk itu, bisa dimulai menyusunnya dengan mencoba
menjawab pertanyaan-pertanyaan tentang apa dan mengapa suatu pekerjaan
dilaksanakan, dan bagaimana cara melaksanakannya
4. Pengawasan yang harus dilakukan dan yang diterima. Bagian ini menjelaskan
nama-nama jabatan yang ada diatas dan di bawah jabatan ini, dan tingkat
pengawasan yang terlibat
5. Hubungan dengan jabatan lain. Bagian ini menjelaskan hubungan vertikal dan
horizontal jabatan ini dengan jabatan-jabatan lainnya dalam hubungannya
dengan jalur promosi, aliran serta prosedur kerja
6. Mesin, peralatan dan bahan-bahan yang digunakan
7. Kondisi kerja, yang menjelaskan tentang kondisi fisik lingkungan kerja dari
suatu jabatan. Misalnya panas, dingin, berdebu, ketal, bising dan lain-lain
terutama kondisi kerja yang berbahaya
8. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan di atas
2.3.2. Spesifikasi/Persyaratan Jabatan
Spesifikasi jabatan adalah persyaratan minimal yang harus dipenuhi oleh
orang yang menduduki suatu jabatan, agar ia dapat melaksanakan tugas-tugas
yang dibebankan kepadanya dengan baik. Spesifikasi jabatan ini dapat disusun
secara bersama-sama dengan Uraian Jabatan, tetapi dapat juga di susun secara
terpisah.
Beberapa hal yang pada umumnya dimasukkan dalam Spesifikasi Jabatan adalah:
1. Persyaratan pendidikan, latihan dan pengalaman kerja
2. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
3. Persyaratan fisik dan mental
4. Persyaratan umur dan jenis kelamin
2.3.3. Kegunaan Analisa Jabatan
Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan, sebagai hasil dari Analisa Jabatan
mempunyai banyak manfaat, antara lain:
1. Sebagai dasar untuk melakukan Evaluasi Jabatan
2. Sebagai dasar untuk menentukan standard hasil kerja seseorang
3. Sebagai dasar untuk melakukan rekrutmen, seleksi dan penempatan pegawai
baru
4. Sebagai dasar untuk merancang program pendidikan dan latihan
5. Sebagai dasar untuk menyusun jalur promosi
6. Untuk rnerencanakan perubahan-perubahan dalam organisasi dan
penyederhanaan kerja
7. Sebagai dasar untuk mengembangkan program kesehatan dan keselamatan
kerja
Pelaksanaan Analisis Jabatan
Analisis jabatan pada dasarnya adalah suatu proses pengumpulan,
penelitian, penguraian data jabatan yang tahapannya sebagai berikut :
1. Tahap persiapan dan perencanaan
2. Tahap pengumpulan data
3. Tahap pengolahan data Selanjutnya setiap tahap pelaksanaan dijelaskan
sebagai berikut:
1. Tahap persiapan dan perencanaan Pada tahap ini beberapa kegiatan yang
dilakukan adalah :
a. Penegasan kembali struktur organisasi yang akan menjadi pegangan
bagi proses selanjutnya termasuk nama-nama jabatan dan tempatnya.
b. lnventarisasi jabatan yang ada di setiap unit kerja yang ada dan di
susun berdasarkan hierarki dan di beri kode identifikasi Menetapkan metode pengumpulan data yang akan digunakan dan
menyiapkan alat dan sama yang diperlukan ( formulir dll. )
d. Membentuk team pelaksana analisis dan menjelaskan tentang metode
yang akan digunakan.
e. Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan perusahaan kepada semua
pimpinan unit kerja dan semua karyawan tentang maksud dan tujuan
analisis jabatan yang akan dilaksanakan.
Hal ini dilaksanakan untuk mencegah terjadinya salah pengertian dan
timbulnya persepsi dan harapan yang keliru.
2. Tahap Pengumpulan Data
Pengumpulan data jabatan dapat dilakukan dengan melalui beberapa
cara:
a. Metode Observasi dan Wawancara
Metode observasi berarti pelaksana analisis jabatan mengamati secara
langsung di tempat bagaimana tugas pekerjaan dilaksanakan dan
mencatatnya untuk di olahnya menjadi informasi. Sedangkan dalam
metode wawancara petugas analisis mewawancarai langsung
pemegang jabatan dengan mengajukan pertanyaan yang di siapkan
lebih dulu dan mencatat jawabannya untuk diolah menjadi informasi
yang di perlukan
b. Metode Kuesioner ( Daftar Pertanyaan )
Pengumpulan data dilakukan melalui penyebaran daftar pertanyaan
kepada semua karyawan untuk di isi. Daftar pertanyaan itu bisa
bersifat "terbuka" (Open ended) artinya, penjawab harus memberikan
jawaban menurut kehendaknya sendiri dengan caranya sendiri, tidak
dibatasi. Bila daftar pertanyaan itu bersifat "tertutup" (Closed), maka
pertanyaan sudah dibuat sedemikian rupa sehingga penjawab tinggal
menjawab ya/tidak, atau benar/salah.
c. Metode Studi Referensi
Metode ini mengandalkan pada pengetahuan dan "ahli", rujukan yang
ada dan perbandingan dengan organisasi lain. Metode ini jarang
digunakan.
d. Metode Kombinasi
Metode int berarti menggunakan beberapa metode di atas sekaligus.
Metode observasi di tempat dapat diadakan untuk jabatan atau posisi
yang khusus. Observasi dapat mengungkapkan hal-hal yang tidak dapat
diuraikan secara tertulis seperti kondisi kerja, arus kerja, proses, keterampilan
yang dibutuhkan dan perajatan yang digunakan.
Metode wawancara dilakukan mengingat tidak semua jabatan dapat
dianalisis secara tertulis. Jabatan seperti: jabatan teknis, profesional,
kepengawasan dan eksekutif sebaik-nya dikaji melalui wawancara atas pemegang
jabatan yang bersangkutan.
Metode daftar pertanyaan pada umumnya kurang berhasil, karena tidak
semua karyawan telah mengisi formulir atau dapat membaca dan menulis dengan
baik. Setiap kategori karyawan harus diberi kuisioner tersendiri dengan gaya
bahasa khusus guna mencegah kesalahpahaman dalam penafsiran.
Metode studi referensi misalnya dapat dilakukan dengan menganalisis
buku catatan harian untuk mendapatkan informasi tentang suatu jabatan atau
posist. Tetapi metode ini agak sulit dilakukan karena tidak semua catatan harian
berguna, karena si penulis tidak merumuskan kegiatan yang sebenarnya. Juga
masih banyak pekerjaan yang tidak membiasakan diri membuat catatan harian
seperti pesuruh atau mekanik ,Tahap Pengo]ahan Data
Setelah proses pengumpulan data selesai, dilakukan pengolahan data yaitu:
1. Menentukan faktor-faktor dari penilaian jabatan
2. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor
3. Analisa hasil interview dan kuisioner yang telah di isi
4. Analisa persyaratan jabatan
5. Menyusun uraian jabatan
6. Melakukan pola penilaian jabatan sebagai dasar dari penentuan sistem
personalia lainnya
7. Mempersiapkan rekomendasi bagi perencanaan tenaga kerja, pola
pengadaan, seleksi dan penempatan pegawai; penilaian karya pegawai ;
sistem pemberian balas jasa ; pelatihan dan pengembangan pegawai, sistem
dan prosedur administrasi kepegawaian.
2.5. Kesimpulan
Analisis jabatan adalah suatu kegiatan yang sangat berguna untuk
berbagai keperluan perancang organisasi dan perancangan jabatan (Job Design)
adalah suatu keharusan dan harus dilakukan sejak awal. Untuk organisasi yang
masih baru dan strukturnya masih berkembang terus lebih baik menekankan
pada perancang jabatan (Job Design) dan membuat Uraian Jabatan yang fleksibel
sehingga bisa disesuaikan terus. Organisasi yang sudah mapan hendaknya
melaksanakan Analisis Jabatan. Tetapi mengingat perubahan-perubahan yang
terjadi dengan cepat, maka analisis jabatan harus diulangi paling lambat setiap 3
tahun sekali untuk mencek apakah informasi yang diperoleh masih benar.
Semua Personel Manager harus menguasai Teknik Analisis Jabatan dan
Perancangan Jabatan (Job Design) karena kegiatan ini merupakan basis kegiatankegiatan lain di bidang manajemen sumber daya manusia.
EVALUASI JABATAN DAN SISTEM PEMBERIAN IMBALAN
Sistem Pemberian Imbalan
Sistem pemberian imbalan (kompensasi) adalah merupakan hal yang
penting dalam perusahaan. Beberapa alasan mendasari pendapat ini antara lain
karena :
Seringkali imbalan adalah merupakan biaya dengan proporsi terbesar yang harus
dikeluarkan oleh perusahaan. Bisa merupakan daya tarik untuk mendapatkan
karyawan yang baik (bermutu)
Bisa menjadi perangsang bagi karyawan untuk meningkatkan prestasi kerjanya
Bisa menghindari munculnya ketidakpuasan kerja, atau dengan kata lain bisa
meningkatkan motivasi kerja serta loyalitas karyawan terhadap perusahaan
3.2. Faktor-Faktor Yang Mempengaruhi Kebijaksanaan Imbalan
/Penggajian
Dalam menetapkan kebijaksanaan berkenaan dengan masalah pemberian
imbalan (penggajian) ada beberapa faktor yang harus diperhatikan oleh
perusahaan, baik yang bersifat internal perusahaan maupun yang sifatnya
eksternal.
Faktor-faktor internal yang mempengaruhi antara lain adalah :
1. Kemampuan perusahaan untuk membayar
2. Eksistensi dari Serikat Pekerja
3. Karakteristik Pekerja.
Adalah baik sekali bilamana perusahaan bisa memberikan imbalan yang
sesuai dengan prestasi yang ditunjukkan oleh masing-masing pekerja,
pengalamannya atau tingkat pendidikannya
e-USU Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara 84. Karakteristik Pekerjaan.
Pemberian imbalanpun harus disesuaikan dengan berat / ringannya beban
kerja ataupun tanggung jawab yang harus di pikul oleh pekerja, termasuk di
sini kondisi tempat kerja ataupun besarnya resiko untuk mendapatkan
kecelakaan kerja
Sedangkan faktor-faktor eksternalnya antara lain adalah:
1. Keadaan pasar tenaga kerja
Kondisi tenaga kerja yang ada di pasar tenaga kerja seringkali punya
pengaruh yang besar dalam menentukan besarnya imbalan / gaji yang akan
diberikan. Hal ini berhubungan dengan prinsip "supply: demand" , dimana
imbalan akan tinggi bilamana tenaga kerja yang kita butuhkan termasuk
tenaga kerja yang langka atau yang sulit di peroleh di pasar tenaga kerja.
Sebaliknya, perusahaan bisa memberikan imbalan yang relatif rendah
bilamana tenaga kerja yang dibutuhkan banyak terdapat di pasar tenaga
kerja.
2. Biaya hidup
Besarnya imbalan pertu disesuaikan dengan biaya hidup. Hal ini
menyebabkan besarnya imbalan, seringkali ditentukan berdasarkan daerah
dimana perusahaan berada.
3. Peraturan pemerintah
Seperti diketahui Pemerintah, dalam hal ini Departemen Tenaga Kerja telah
menetapkan adanya gaji/upah minimum yang disusun berdasarkan
kebutuhan fisik minimum/kebutuhan hidup minimum
3.3. Falsafah Pemberian Imbalan
Sistem peemberian imbalan dirancang sedemikian rupa sehingga bersifat
ADIL dan KOMPETITIF. Kedua sifat tersebut akan dapat dipenuhi bilaman
perusahaan memperhatikan baik faktor-faktor internal maupun eksternal
perusahaan dalam menetapkan besarnya imbalan.
3.4. Proses Penetapan Sistem Imbalan
1. Analisa Jabatan, atau Penentuan Sasaran Jabatan.
Pada perusahaan yang baru berdiri, belum bisa dilakukan analisa jabatan.
Dalam kondisi demikian, paling tidak bisa dilakukan penentuan sasaran
jabatan. Output jabatan haruslah menjadi syarat bagi pemegang jabatan,
juga dalam penetapan imbalan. Dikenai adanya 3 kategori sasaran jabatan,
yaitu :
™ sasaran RUTIN
™ sasaran PEMECAHAN PERSOALAN
™ sasaran PEMBAHARUAN
2. Evaluasi jabatan
Penentuan nilai jabatan, relatif terhadap jabatan lainnya yang ada dalam satu
perusahaan perlu dilakukan sebagai dasar untuk menentukan besarnya
imbalan yang adil
3. Survey Upah
Penelitian untuk mengetahui standard upah yang berlaku pada perusahaanperusahaan sejenis di daerah tempat perusahaan berada perlu dilakukan
untuk bisa menentukan besamya imbalan yang kompetitif.
4. Penetapan kebijakan
Kebijakan mengenai sistem imbalan ditetapkan oleh perusahaan, dengan
memperhatikan beberapa faktor antara lain:
e-USU Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara 9™ Peraturan Pemerintah
™ Hukum
™ Kondisi Ekonomi
™ Kondisi Pasar Tenaga Kerja
™ Kedudukan yang ingin di capai perusahaan ( citra )
4. Penetapan Harga Jabatan
Pada akhirnya perusahaan perlu menetapkan struktur imbalan/ kurva imbalan
untuk semua jabatan yang ada dalam perusahaan tersebut, mulai yang paling
rendah sampai yang paling tinggi.
Langkah-Iangkah dalam proses penetapan sistem imbalan ini secara skematis
dapat dilihat pada Gambar 2 berikut:
Gambar 2: Proses Penetapan Imbalan
3.5. Pengertian Evaluasi Jabatan
Evaluasi jabatan atau penilaian jabatan adalah suatu proses yang
sistematis dan teratur dalam menentukan nilai suatu jabatan, relatif terhadap
jabatan-jabatan lain yang ada dalam satu perusahaan.
Tujuan utama dari proses ini adalah untuk menentukan tingkat upah yang
tepat dan adil diantara jabatan-jabatan yang ada.
3.6. Langkah-langkah Evaluasi Jabatan
1. Mengumpulkan inforrnasi tentang jabatan (dengan menggunakan kuesioner,
wawancara langsung ataupun pengamatan) dan kemudian menyusun
informasi tersebut menjadi uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan. Langkah
nomor 1 ini biasa dikenal dengan sebutan Analisa Jabatan.
2. Menetapkan nilai relatif dari masing-masing jabatan dengan cara mempelajari
Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan tersebut. Dikenal adanya 2 macam
metode untuk menentukan nilai jabatan ini, yaitu metode yang sifatnya NonKuantitatif dan metode yang Kuantitatif
e-USU Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara 103.7. Metode-metode Evaluasi Jabatan
1. Metode Non-Kuantitatif:
a. Metode Penentuan Peringkat (Ranking Method)
b. Metode Klasifikasi (Grade/Classification Method)
2. Metode Kuantitatif:
a. Metode Perbandingan Faktor (Factor Comparison Method)
b. Metode Sistem angka (Point System Method)
3.7.1. Metode Penentuan Peringkat (Ranking Method)
Metode Penentuan Peringkat ini adalah metode yang paling sederhana
diantara metode-metode penilaian jabatan yang lain, yang hanya cocok untuk
diterapkan pada perusahaan kecil dengan jumlah jabatan yang sedikit.
Penilaian terhadap jabatan dilakukan oleh suatu Team Penilai yang khusus
dibentuk, yang biasanya terdiri dari orang-orang dalam perusahaan dengan
dibantu oleh konsultan ahli dalam bidang ini.
Dasar yang dipakai dalam menentukan nilai ini adalah hasil Analisa
Jabatan (yaitu Uraian Jabatan dan Spesifikasi Jabatan). Bilamana hasil analisa
jabatan ini tidak ada, maka team penilai menentukan peringkat dari masingmasing jabatan tersebut berdasarkan interprestasi mereka terhadap kondisi dari
masing-masing pekerjaan (tercakup di sini antara lain keadaan tingkat kesulitan
dan volume pekerjaan, besarnya tanggung jawab yang harus dipikul,
pengawasan yang dilakukan/yang diterima, latihan dan pengalaman yang
dibutuhkan serta kondisi kerja).
a. Teknik-Teknik Penentuan Peringkat
Teknik I :
- Team berunding untuk menentukan jabatan tertinggi dan jabatan terendah
(sebagai batas atas dan batas bawah)
- Jabatan-jabatan lain kemudian dinilai dan ditempatkan/ diurutkan diantara
dua batas ini.
Teknik II :
- Perbandingan dilakukan secara berpasangan (Paired Comparison).
- Setiap jabatan diperbandingkan sepasang-sepasang dengan semua jabatan
lain.
Teknik III :
- Masing-masing anggota team penilai membaut urutan dari semua jabatan,
kemudian hasilnya dirata-ratakan
Teknik IV :
- Menggunakan peta struktur orgarusasi sebagai acuan
- Dalam hal ini urutan jabatan disesuikan dengan hierarki dalam peta struktur
organisasi
™ Kelebihan Metode Penentuan Peringkat adalah: 1) sederhana ; 2) cepat ;
3) murah
™ Kelemahan Metode Penentuan Peringkat adalah: 1) alasan penilaian tidak
jelas, hasilnya niiai kasar ; 2) subyektif (tergantung penilai) ; 3) sulit
untuk dilakukan pada organisasi besar dengan jumlah jabatan yang terlaiu
banyak
b. Metode Klasifikasi (Grade / Classification Method)
Metode ini merupakan perbaikan dari Metode Penentuan Peringkat. Di sini team
penilai memulai kegiatannya sebagai berikut :
1) Menetapkan beberapa kelas / tingkatan jabatan
2) Team merumuskan ciri dari masing-masing kelas / tingkatan jabatan tersebut
secara lengkap.
e-USU Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara 113) Team memasukkan setiap jabatan yang ada pada kelas yang sesuai dengan
cara mencocokkan ciri kelas / tingkatan dengan interprestasi mereka tentang
ciri masing-masing jabatan (seperti tingkat kesulitannya, besarnya tanggung
jawab, latihan dan pengalaman yang dibutuhkan dan sebagainya
™ Kelebihan Metode Klasifikasi adalah: 1) sederhana / mudah ; 2) cepat ; 3)
murah
™ Kelemahan Metode Klasifikasi adalah: 1) sulit untuk menetapkan kelas/
tingkatan tersebut ; 2) masih bersifat subyektif (tergantung penilai) ; 3)
sulit untuk dilakukan pada organisasi besar dengan jumlah jabatan yang
terlalu banyak
c. Metode Perbandingan Faktor (Factor Comparison Method)
Metode ini sudah digolongkan ke dalam metode kuanitatif, karena sudah
berusaha untuk memberikan nilai kuantitatif pada masing-masing jabatan (bukan
hanya peringkat ataupun kelas / tingkatan ).
Langkah-langkah penentuan nilai relatif
1. Mengidentifikasi dan mendefinisikan faktor-faktor (dan sub faktornya, kalau
ada ) dari setiap jabatan yang akan di nilai .
Contoh :
FAKTOR SUB FAKTOR
1. Keterampilan (Skill) 1. Pendidikan
2. Inisiatif
3. Pengalaman
2. Usaha 4. Usaha Fisik
5. Usaha mental
3. Tanggung Jawab (T.J) 6. T.J atas pekerja
7. T.J atas uang
8. T.J atas peralatan
9. T.J atas bahan
4. Kondisi Kerja 10. Lingkungan kerja
11. Resiko Kerja
2. Memilih beberapa jabatan sebagai "Jabatan Kunci" (Key Jobs) yaitu jabatanjabatan yang :
™ Populer (ada [ada setiap perusahaan )
™ Upahnya telah sesuai
™ Terdefinisi ( tugas-tugasnya ) dengan jelas
3. Team penilai melakukan penilaian terhadap faktor-faktor dan sub faktor dari
jabatan-jabatan kunci tadi, dan menyusunnya berdasarkan peningkat.
Contoh
JABATAN KUNCI PERINGKAT DARI MASING-MASING FAKTOR
SKILL USAHA T.J KONDISI KERJA
A 1 3 1 3
B 2 2 2 2
C 3 1 3 1
4. Menyusun alokasi tingkat upah yang sesuai setiap faktor dalam jabatan
jabatan kunci tadi
JABATAN KUNCI ALOKASI TINGKAT SETIAP FAKTOR
SKILL USAHA T.J KONDISI KERJA
1 40 30 20 10
2 25 20 15 6
3 10 10 10 2
Dengan ini maka struktur upah untuk masing-masing jabatan kunci sudah
dapat dihitung.
e-USU Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara 125. Penilaian terhadap faktor-faktor (dan sub faktor) dari jabatan-jabatan yang
lain dapat dilakukan dengan cara membandingkannya terhadap faktor-faktor
(sub faktor) dari jabatan kunci.
d. Metode Sistem angka (Point System Method)
Metode ini adalah metode penilaian jabatan yang paling banyak dipakai
oleh perusahaan-perusahaan, sebab termasuk metode yang paling teliti dan
akurat (walaupun pelaksanaannya cukup rumit) Langkah-langkah Metode Sistem
Angka
1. Memilih faktor-faktor jabatan, yaitu ciri-ciri jabatan yang dianggap perlu di
bayar oleh perusahaan.
Contoh: Ketampanan wajah, bukan faktor yang perlu dinilai/dibayar oleh
perusahaan bagi jabatan pengali sumur.
Banyaknya faktor yang digunakan, bervariasi tergantung pada kondisi
perusahaan. Untuk pekerja langsung dan untuk tingkat manajemen, faktornya
juga berbeda. Pemilihan faktor ini dilakukan oleh team penilai. Adapun
contoh-contoh faktor penilaian dapat dilihat sebagai berikut.
Faktor-faktor dan sub faktornya rang biasa dinilai, antara lain:
A. PENDIDlKAN
A.1. Pendidikan Formal
A.2. Kursus/Latihan
A.3. Pengalaman
B. KETERAMPILAN
B.1. Keterainpilan Fisik
B.2. Keterampilan Mental
B.3. Keterampilan Bahasa
B.4. Keterampilan Analisis
B.5. Keterampilan Tangan (dexterity)
B.6. Keterampilan Sosiaf (bergaul)
B.7. Keterampilan untuk mengambil keputusan
C. USAHA
C.1. Usaha Fisik
C.2. Usaha Mental
D. TANGGUNG JAWAB
D.1. Tanggung jawab atas Ruang
D.2. Tanggungjawab atas Peralatan
D.3. Tanggungjawab atas bahan
D.4. Tanggungjawab atas Keamanan/Keselamatan Kerja
D.5. Tanggungjawab atas Rahasia Perusahaan
E. KONDISI KERJA
E.1. lingkungan kerja
E.2. Resiko Mengalami Kecelakaan Kerja
2. Menyusun definisi dan derajat dari masing-masing faktor (dan sub faktornya).
Defenisi faktor dan sub faktor yang dibuat haruslah jelas, mudah dimengerti
dan tidak mempunyai arti ganda. Derajat faktor juga harus dirumuskan
dengan jelas dan tidak bertumpang tindih. Jumlah derajat diusahakan
minimum, dengan syarat dapat membedakan secara adil setiap jabatan yang
dinilai
3. Menentukan bobot relatif dari masing-masing faktor dan sub faktor. Dibuat
berdasarkan kesepakatan antara anggota team penilai dan pimpinan
perusahaan. Penentuan bobot ini boleh dikatakan bersifat subyektif.
e-USU Depository ©2004 Universitas Sumatera Utara 134. Menentukan nilai angka untuk setiap faktor/sub faktor, dengan urut-urutan
langkah sebagai berikut :
a. Menentukan nilai maksimum dari keseluruhan nilai yang akan digunakan
b. Menentukan nilai masing-masing faktor/sub faktor yaitu dengan cara
mengalikan bobot faktor tadi dengan nilai maksimum
c. Menentukan nilai untuk masing-masing derajat
5. Menghitung nilai dari setiap jabatan
Sumber : http://wardhana-ardhan.blogspot.co.id/2011/03/pengertian-mengenai-tata-kerja-prosedur.html
Komentar
Posting Komentar